Ce que l'automatisation ferait pour vous

Votre liste « À rappeler » est en place. Voici ce qu'elle pourrait faire toute seule, pour Nassim et toute l'équipe.

4 minutes de lectureDonnées fictives

25 min

sauvées par demande

fiche, rappels, courriels, avis

seule liste

au lieu de Teams, d'Excel et de la mémoire

patient oublié

chaque demande a sa tâche et sa date

02Avant / après

Trois endroits deviennent une seule liste

Aujourd'hui, une demande passe par Teams, un Excel et la mémoire de Nassim. Appuyez sur « Après ».

Conversation Teams

Réception 9 h 12

Nouvelle demande : Mme Tremblay, colonne, 450 555-0188

Infirmière 10 h 40

M. Roy veut qu'on le rappelle dans 2 mois

Elizabeth 11 h 05

Quelqu'un a rappelé Mme Tremblay?

Patients orphelins.xlsx

NomSpécialitéChirurgien

Mme TremblayColonne?

M. RoyCarpienLaflamme

Mme CôtéColonne?

M. LavoieCarpien?

Laflamme 7 · 2e chirurgien 5 · à recompter

La mémoire de Nassim

M. Roy : dans 2 mois… ou 3?

Mme Leblanc : ne plus la rappeler, je pense

Qui a rappelé Mme Tremblay?

3 endroits, et personne ne voit tout

Patients potentielsExemple fictif

À rappeler2

M. GagnonTunnel carpien · Google Ads

Mme TremblayColonne · Appel

Rappelé1

M. RoyTunnel carpien · Site webRappel le 7 déc.

Consultation prise2

Mme CôtéColonne · Référence

M. LavoieTunnel carpien · Google Ads

Opéré1

M. BouchardColonne · Site web

Pas intéressé1

Mme LeblancColonne · AppelNe pas relancer

1 liste, et toute l'équipe voit la même chose

Ce qu'on a entendu le 9 septembre

Les demandes arrivent par téléphone ou par courriel à Elizabeth, à la réception ou à une infirmière, puis elles sont collées dans une conversation Teams partagée. Nassim rappelle chaque patient à partir de Teams, et le suivi se fait là aussi. Elizabeth tient un Excel des patients orphelins (aucun chirurgien demandé) et doit suivre la répartition entre Dr Laflamme et le deuxième chirurgien.

Certains patients disent « ne me rappelez pas », d'autres « rappelez-moi dans 2 mois ». Aujourd'hui, c'est la mémoire de l'équipe qui s'en occupe.

03Le parcours d'un patient

M. Gagnon, étape par étape

Appuyez sur « Suivant » : voici ce qui se fait tout seul, et où Nassim garde la main.

9:41Exemple fictif

1/8La demande arrivesherpachirurgie.com

Page Tunnel carpien · annonce Google

NomM. Gagnon

Téléphone514 555-0142

MessageEngourdissements dans la main la nuit depuis 3 mois.

Envoyer

Lundi 5 octobre, 9 h 12

2/8La fiche se créeGoHighLevel

M. Gagnon514 555-0142

SpécialitéTunnel carpien

SourceGoogle Ads

ÉtapeÀ rappeler

Créée en 3 secondes, rien à taper

3/8Le patient reçoit un textoMessages

Bonjour M. Gagnon, nous avons bien reçu votre demande. Nassim, de notre équipe, vous rappelle aujourd'hui avant 16 h. Sherpa Chirurgie Privée

9 h 12 · envoyé tout seul

4/8Nassim reçoit sa tâcheGoHighLevel · app mobile

Nouvelle tâche

Rappeler M. Gagnon avant 16 h

FaitReporter

Appel fait à 13 h 40

5/8La consultation est priseGoHighLevel

Consultation · tunnel carpien

15octobre
jeudi, 10 h 30

LieuGreenfield Park

À rappelerConsultation prise

6/8Les rappels partentMessages

Mardi 13 octobre

Rappel : votre consultation est jeudi à 10 h 30, à Greenfield Park. Répondez OUI pour confirmer.

OUI

Jeudi 15 octobre, 8 h 30

Petit rappel : votre consultation est à 10 h 30 ce matin.

7/8Le sondage de satisfactionCourriel

Vendredi 16 octobre

Comment s'est passée votre consultation?

Très bienBienÀ améliorer

Réponse : très bien

8/8L'avis GoogleCourriel

Merci! Voudriez-vous partager votre expérience sur Google?

★★★★★

Fiche Google : de 2 à 3 avis

Réponse « À améliorer » : alerte à Elizabeth, rien de public.

Ce qui reste humain

Nassim fait tous les appels. L'automatisation prépare, rappelle et note : elle ne parle jamais à la place de l'équipe. Chaque texto et chaque courriel est écrit une fois avec vous et validé par la direction clinique, selon les règles du Collège des médecins.

L'invitation à laisser un avis vise la clinique, jamais un médecin nommé, et elle ne part qu'après une réponse positive.

048 automatisations

Huit tâches qui se font toutes seules

Touchez une carte pour la retourner.

05Calculateur

Combien d'heures par mois?

Glissez selon votre nombre de demandes par mois.

Demandes par mois 60

20120

25 hsauvées par mois

3,6journées de travail de 7 h

300heures par année

050 h par mois à 120 demandes

Fiche et suivi6 min6 h

Rappels de rendez-vous8 min8 h

Courriels répétitifs7 min7 h

Sondage et avis4 min4 h

D'où viennent les 25 minutes

Ce sont les mêmes hypothèses que le plan du 3 septembre, par demande de patient : 6 minutes pour créer et suivre la fiche, 8 minutes de confirmations et de rappels de rendez-vous, 7 minutes de courriels répétitifs, 4 minutes pour le sondage et l'avis Google. Ce sont des estimations; vos vrais chiffres se mesurent dans le tableau de bord après quelques semaines.

06Tableau de bord

Votre semaine en un coup d'oeil

Chaque lundi : d'où viennent les demandes, et où elles en sont.

Semaine du 5 octobreExemple fictif

20demandes reçues

9consultations prises

3avis Google reçus

6orphelins répartis

Par source

Google Ads8

Site web7

Appel3

Référence2

Par spécialité

20demandes

Tunnel carpien8

Colonne lombaire7

Colonne cervicale5

8 h 20 de bureau sauvées cette semaine

07La suite

Trois étapes, à votre rythme

Aujourd'huiLe CRM de base

La fiche, la liste « À rappeler » et les rappels.

EnsuiteLes automatisations que vous choisissez

Une à la fois, en commençant par celle qui vous sauve le plus de temps.

Plus tardClinique HG, dupliquée

Ce qui marche chez Sherpa se copie pour la clinique hanche-genou.

Laquelle vous sauverait le plus de temps?

Touchez celles qui vous parlent.